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Assistenz (m/w) für das Abteilungsbüro in der Abteilung „Finanzen und Service“ (20180001_0002)

Der Deutsche Wetterdienst (DWD) sucht für die Abteilung „Finanzen und Service“ in Offenbach am Main zum nächstmöglichen Termin, unbefristet, eine

Assistenz (m/w) für das Abteilungsbüro
in der Abteilung „Finanzen und Service“

Referenzcode der Ausschreibung 20180001_0002

Bewerbungsfrist: 31. Januar 2018
Arbeitsbeginn: zum nächstmöglichen Termin
Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit
Vertragsart: unbefristet
Laufbahn: mittlerer Dienst
Bewerbergruppe: Tarifbeschäftigte / Beamte

Arbeitsort

Bezeichnung: Deutscher Wetterdienst
Ort: Offenbach am Main
PLZ: 63067
Bundesland: Hessen

Aufgabengebiet

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

  • Wahrnehmung von Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitung

    • Führung des Abteilungsbüros (Bearbeitung E-Mail-/Posteingänge/Telefonate)
    • Führen des Terminkalenders der Abteilung Finanzen und Service
    • Mitwirkung bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, Vortragsreihen und Besprechungen
    • Unterstützung/Vorbereitung beim Einsatz von Finanzinstrumenten zur Begleitung von Managemententscheidungen
    • Auswertung der Protokolle und Ergebnisse zur Übersetzung der Folgeaufträge in die Anschlussprozesse, Koordinierung und Abstimmung der Aktivitätenplanung mit den verantwortlichen Führungsebenen
  • Allgemeine Bürotätigkeiten

    • Bearbeitung und Ausfertigung von Schriftsätzen (Schreiben, Vorstandsvorlagen, Berichte, Arbeitsunterlagen, Präsentationen)
    • Allgemeine Personalangelegenheiten (Erstellung und Führung von Personalstatistiken)
  • Teilaufgaben im Rahmen der Steuerungsinstrumente (z.B. Qualitätsmanagement)

    • Unterstützung des Prozess-/Konzeptverantwortlichen
    • Koordinierung von Zumeldungen
    • Erstellung von Übersichten

Anforderungen

Unerlässliche Anforderungen an die/den künftige/n DP-Inhaber/in sind:

  • Ein erfolgreich abgeschlossenes Laufbahnausbildung im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst, der Allgemeinen Inneren Verwaltung
    oder
  • Eine erfolgreichen abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten
    oder Rechtsanwaltsgehilfe/in, Notarfachangestellte/r
  • Einschlägige kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise Kaufmann/-frau für Büromanagement)
  • Sichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Level C2 CEFR)
  • Sichere Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Level B1 CEFR)
  • Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen/Fortbildungsbereitschaft

Darüber hinaus erwarten wir von Ihnen:

  • Sichere Kenntnisse und praktische Erfahrungen in der Büroorganisation
  • Kenntnisse der grundlegenden Aufbau- und Ablaufstrukturen einer Verwaltung auf Bundes- bzw. Landesebene
  • Kenntnisse der Prozessorganisation und der eingesetzten Managementinstrumente
  • Kenntnisse im Qualitätsmanagement und der Betriebswirtschaft
  • Kenntnisse in der Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen
  • Kenntnisse in der (digitalen) Aktenführung
  • Anwendungsbereite und in Teilen fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Word, MS Excel, MS Outlook und MS Powerpoint
  • Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen, i.V. mit sicherem adressatenorientierten Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
  • Ausgeprägtes Kooperationsvermögen mit hoher Empathie und Kontaktfreude
  • Arbeitssorgfalt und Genauigkeit
  • Befähigung zur Selbstreflektion
  • Befähigung, Sachverhalte rasch zu erfassen und zielgerichtet mit der erforderlichen Flexibilität umzusetzen
  • Ausgeprägte Befähigung, elektronische Verfahren zielführend einzusetzen (z.B. zur Gestaltung von Intranet-/ Internetseiten)
  • Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
  • Planungs- und Organisationsvermögen (inkl. Selbstorganisation) auch unter Zeitdruck

Arbeitgeber-Leistungen

Der Dienstposten ist nach Bes.-Gr. A 8 BBesG / // Entgeltgruppe 8, Teil I der Anlage 1 zum TV EntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen.

Der Deutsche Wetterdienst fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und wurde entsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.beruf-und-familie.de

Besondere Hinweise

Die Besetzung des Dienstpostens in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Frauen werden verstärkt zur Bewerbung aufgefordert.

Frauen werden bei gleicher Qualifikation nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt. Den Belangen des Bundesgleichstellungsgesetzes wird hierbei Rechnung getragen.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten wird begrüßt.

Die Auswahl erfolgt durch eine Auswahlkommission.

Bewerbungsverfahren

Sollte Ihr Interesse geweckt worden sein, bewerben Sie sich bitte bis zum 31.01.2018 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite
http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Hier geben Sie bitte den oben genannten Referenzcode ein.

Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Berufsabschlussurkunde) als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Zusätzlich pflegen Sie bitte in Ihrem Kandidatenprofil unter „Ausbildung/Abschlüsse“ Ihren Berufsabschluss.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.

Ansprechpartner

Sabine Kopp, Tel.: 069 8062-4254